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Précisions sur les consultations écrites et le vote par correspondance pour les associations pendant le Covid

Date de publication : 22.12.20

Coronavirus - covid-19Association

Début décembre, une nouvelle ordonnance permettait de nouveaux aux associations, fondations et fonds de dotation d’organiser leurs assemblées générales et conseils d’administration dans des conditions dérogatoires au droit commun. Cela leur permet donc à la vie associative de continuer à s’exercer, de la même manière que la mise en œuvre des activités portées par l’association, malgré le contexte sanitaire qui perdure.

Ces nouvelles dispositions s’appliquent depuis le 3 décembre 2020 et certaines mesures nécessitaient la parution d’un décret d’application. C’était notamment le cas de la consultation écrite et du vote par correspondance. En effet, ces deux solutions qui sont, d’habitude, utilisées très strictement dans les associations, c’est-à-dire uniquement lorsque les statuts le prévoient, méritent donc quelques explications.

A lire : Associations : les nouvelles règles pour organiser vos assemblées générales pendant la crise sanitaire à partir de décembre 2020

Revenons donc vers les nouveautés apportées par le décret n°2020-1614 du 18 décembre 2020 qui modifie le décret n°2020-418 du 10 avril 2020.

Convocation

D’un point de vue formel, le décret prévoit que lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée délègue cette compétence dans le cadre de l’ordonnance, la délégation doit répondre à plusieurs conditions. Elle doit être :

• établie par écrit,
• précise sur la durée pour laquelle elle est consentie,
• précise sur l’identité et la qualité du délégataire.

A noter : d’une manière générale, nous vous conseillons de toujours apporter, a minima, ces informations ainsi que la précision des pouvoirs délégués dans les délégations de pouvoir ou de signature qui peuvent être consenties au sein de votre structure.

Procès-verbal

Le procès-verbal doit mentionner que l’association a fait application des mesures prévues par l’ordonnance pour réaliser son assemblée.

La consultation écrite

S’agissant d’un mode de fonctionnement assez exceptionnel, les modalités de la consultation écrite sont assez détaillées.

Lorsque la décision est prise par l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire que les décisions relevant de la compétence des assemblées sont prises par voie de consultation des membres, un certain formalisme est requis.

Information des membres 

Un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit.

Le texte des décisions proposées et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés en même temps aux autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée.

Réponse des membres 

Les membres adressent leur réponse dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire. Ce délai doit être précisé dans les documents mentionnés ci-dessus. Il ne peut pas être inférieur à 15 jours à compter de l’envoi de ces documents aux membres de l’assemblée.

Quorum et majorité 

Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.

Procès-verbal

Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire. Ce PV mentionne :

• la date des décisions,
• le texte des décisions proposées,
• les documents adressés aux membres de l’assemblée,
• la date à laquelle les documents et informations mentionnés ci-dessus ont été adressés aux membres et le délai qui leur a été imparti pour répondre,
• l’identité des membres de l’assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d’échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d’eux le cas échéant,
• pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.

Le vote par correspondance

Lorsque le vote par correspondance est choisi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire, et que les statuts ne prévoient pas déjà dans quelles conditions il s’organise, le décret vient préciser quelques points.

Informations nécessaires 

Le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée doivent être adressés à chacun d’eux, par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.

Calcul du quorum 

Pour le calcul du quorum, les documents mentionnés ci-dessus précisent la date limite de réception des bulletins de vote. Elle ne peut pas être postérieure au 3e jour ouvré avant la réunion de l’assemblée.

La possibilité de communiquer par mail

D’une manière générale, qu’il s’agisse de la consultation écrite, du vote par correspondance ou encore d’un cas où un pouvoir pourrait être donné, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée donnent leurs instructions de vote ou leur réponse par mail. Une adresse électronique aura dû être indiquée à cet effet préalablement dans la convocation ou dans les documents qui leur sont adressés.