Encaisser ses ventes, c’est sécuriser sa marge. Une entreprise peut être performante commercialement, mais perdre en rentabilité si les clients paient en retard ou ne paient pas. La première bonne pratique consiste donc à se doter d’une organisation simple et fiable pour savoir qui vous doit de l’argent, combien, et depuis combien de temps.
En tant que dirigeant, vous devez considérer cette question comme un réflexe stratégique. Plus l’information est claire et accessible, plus les décisions sont rapides et efficaces.

En tant que dirigeant, vous devez considérer cette question comme un réflexe stratégique. Plus l’information est claire et accessible, plus les décisions sont rapides et efficaces.

Sécuriser le paiement des factures : les fondamentaux

Identifier qui doit payer : la base du bon encaissement des factures

Cette question est essentielle afin de pouvoir réclamer les bonnes sommes aux bonnes personnes et nécessite de s’organiser.  

Une gestion saine de son poste clients commence par trois fondamentaux :

Affecter correctement les conditions de règlement à chaque client

Les délais de paiement, modalités de règlement et coordonnées doivent être exacts et à jour dans votre CRM. Une simple erreur peut générer un litige, une incompréhension ou un retard significatif.

Saisir les règlements régulièrement

Enregistrer chaque paiement dès qu’il arrive évite :

• Des relances inutiles,
• Des erreurs dans le solde,
• Une perte d’information interne.

Cette discipline régulière renforce aussi la relation client.

Lettrer systématiquement les comptes clients

Le lettrage permet d’associer chaque paiement à la bonne facture.
Sans cela, impossible d’obtenir une vision fiable du poste clients, ni de mener des relances pertinentes.

Quelle méthode choisir pour faire le suivi de ses factures ?

Trois méthodes d’organisation sont envisageables. Chacune correspond à un niveau de maturité différent de votre organisation.

Méthode 1 : le suivi manuel

Elle consiste à conserver un exemplaire papier ou PDF des factures, puis les classer ou les jeter quand elles sont réglées. C’est simple, exige une rigueur quotidienne mais ne permet pas d’exploiter les informations facilement. Cette méthode montre vite ses limites dès que les volumes augmentent.

Méthode 2 : le suivi semi-automatique

Il s’agit d’exporter chaque mois le détail des factures dans un tableau (excel par exemple) avec les informations suivantes :

• Date d’échéance,
• Montant,
• Date du règlement

Un simple filtre permet d’identifier immédiatement les factures non réglées. Cette méthode demande une mise à jour au moins une fois par semaine.

Méthode 3 : le suivi automatique

L’option la plus professionnelle et la plus efficace.

Elle s’appuie sur la saisie régulière des règlements clients dans la comptabilité avec lettrage des comptes. Elle classe automatiquement les impayés selon leur ancienneté :

Cette liste est basée sur les dates d’échéance et permet de connaitre précisément les retards de règlements.

La balance âgée (disponible dans votre logiciel de comptabilité) permet d’évaluer la situation réelle du poste clients et de définir les actions prioritaires. Elle constitue un outil essentiel pour tout dirigeant qui veut piloter sa trésorerie avec précision. Vérifier et exploiter cet état chaque lundi vous permettra de prendre les bonnes décisions.

Les actions à mettre en place pour accélérer le paiement des factures

Une fois la visibilité assurée, il faut agir. La gestion du recouvrement repose sur un processus structuré, régulier, prévisible, et qui s’appuie sur plusieurs canaux.

Voici un exemple d’organisation qui peut être adapté à toute entreprise, quelle que soit sa taille :

Construire un processus de relance clair et efficace

Le déroulé-type peut se présenter ainsi :

1. (jour J-7) Mail ou rappel avant échéance
   Ce rappel n’est pas obligatoire, mais il peut éviter les oublis et fluidifier le règlement.
2. (jour J) Jour de l’échéance : Date à laquelle les règlements doivent arriver
3. (jour J+7) Courrier et/ou mail de relance en cas de retard
   Dès le dépassement, il faut prendre contact.
   Combiner l’envoi d’un mail et d’un courrier peut renforcer la démarche.
4. (jour J+7 à +20) Appel téléphonique
   Cette étape officialise l’imminence d’un transfert au recouvrement.
5. (jour J+30) Dernier courrier et/ou mail avant transmission au recouvrement
   Cette étape officialise l’imminence d’un transfert au recouvrement.
6. (jour J+45) Transmission au recouvrement
   Si aucune solution n’est trouvée, le changement d’interlocuteur devient nécessaire.
   

Réunir les conditions essentielles pour garantir le paiement des factures

Voici plusieurs principes clés à respecter :

Régularité et discipline

La régularité est indispensable : les dates des opérations doivent être tenues  

Définir les intervenants

Chaque étape doit avoir un responsable.
En cas d’absence ou de litige, une personne doit immédiatement prendre le relais.

Obtenir des engagements précis

Toute interaction doit se conclure par des informations précises :

• Date de règlement / Montant / Mode de paiement
• Synthèse du litige évoqué

L’appel téléphonique est la meilleure source d’informations pour connaître l’origine des litiges. Ils peuvent être la cause principale de non‑paiement. Identifier les causes internes et externes permet d’améliorer en continu les processus… et de les éliminer.

Agir vite

Plus le délai de relance est important plus la probabilité de recouvrement diminue.

Les pratiques gagnantes pour réduire les retards de paiement

Voici plusieurs conseils essentiels pour sécuriser durablement l’encaissement de vos factures.

Prévenir les impayés avant qu’ils n’apparaissent

Plusieurs mesures préventives à mettre en place dans votre organisation :

• S’assurer de la solvabilité de ses clients : grâce aux informations financières et aux outils de cotation proposés par les spécialistes du recouvrement (Money Flow…).
• Disposer de Conditions Générales de Vente (CGV) complètes, claires et signées : elles cadrent la relation et protègent l’entreprise. Les services juridiques des cabinets d’expertise comptable peuvent prendre en charge la rédaction de vos CGV.
• Faire signer des devis préalables et autres documents contractuels selon la nature de votre activité : la signature évite les contestations ultérieures.

Une bonne prévention réduit fortement les retards.

Accélérer les encaissements de facture dès les premiers retards

Nous vous recommandons de :

• Relancer dès 7 jours de retard, sans attendre, à date fixe et régulièrement. Des sociétés spécialisées dans le recouvrement de créances peuvent prendre en charge cette démarche (sous la forme d’une externalisation totale ou partielle de la relance).
• Former les acteurs des appels : la maîtrise du discours augmente fortement les paiements spontanés. Là encore, des acteurs spécialisés peuvent vous aider à structurer vos éléments de langage et vous former, vous ou vos équipes, à la relance.
• Programmer une transmission pour recouvrement à 45 jours en cas d’absence de solution. Des spécialistes du recouvrement peuvent prendre en main vos créances et se mobiliser pour recouvrir vos factures. C’est d’autant plus intéressant que généralement vous ne paierez le prestataire que sur les sommes recouvrées !
• Utiliser le recouvrement amiable puis judiciaire, selon la situation. Les sociétés spécialisées ont la capacité de régler la majorité des recouvrements par la voie amiable.

Assurer l’encaissement de ses ventes n’est pas un sujet administratif : c’est un enjeu stratégique pour la rentabilité et la pérennité de votre entreprise. Rappelons que les retards de paiement augmentent de 25% la défaillance d’une entreprise.
En appliquant une organisation rigoureuse, en structurant un cycle de relance clair et en agissant rapidement, vous pouvez réduire vos retards de paiement, sécuriser votre trésorerie et améliorer la qualité de votre relation client.

Et n’hésitez pas à vous faire accompagner pour faire face aux impayés ou aux retards de paiements. Plus de 80% des créances sont recouvrées dès lors qu’elles sont gérées par des experts spécialistes du recouvrement comme par exemple la société Money Flow.