Contrôle des comptabilités informatisées : quand et comment remettre les fichiers ?

Les entreprises qui ont reçu ou reçoivent un avis de vérification de comptabilité depuis le 1^er janvier 2014 sont tenues de présenter leurs documents comptables sous forme dématérialisée si elles tiennent leur comptabilité de façon informatisée. L’administration fiscale a notamment précisé la date et les modalités de remise de ces documents.

À savoir : le défaut de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée ou la remise de fichiers non conformes aux normes exigées par la loi est passible d’une amende de 1 500 €. Cette amende s’appliquant pour chaque exercice au titre duquel l’obligation n’est pas respectée. Les bases d’imposition de l’entreprise peuvent, en outre, être évaluées d’office par l’administration et les droits rappelés assortis d’une majoration de 100 %.

La date butoir de la remise

Les entreprises doivent être réactives puisqu’elles doivent satisfaire à cette obligation de présentation dès la première intervention sur place du vérificateur, ou par tolérance pour les contrôles engagés en 2014 uniquement, lors de sa deuxième intervention.

Pour pouvoir respecter ce délai, les entreprises auront préalablement été informées de cette obligation de présentation lors de la réception de l’avis de vérification, probablement par une mention au sein de celui-ci.

Les modalités de la remise de votre comptabilité

Les modalités de remise du fichier sont assez souples puisqu’elles sont définies en concertation avec le vérificateur. L’administration fiscale indique à ce titre que tous les supports sont envisageables, qu’ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clé USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP…).

Sachant que chaque exercice vérifié doit correspondre à un fichier informatique unique.

Des exceptions à cette règle de l’unicité des fichiers sont néanmoins prévues, notamment si le volume des données ne permet pas de constituer un seul fichier pour un même exercice. Dans ce cas, il est en effet possible, en accord avec le vérificateur, de procéder à un découpage par périodes des fichiers (semestre, trimestre, mois), lesquels seront remis de manière simultanée.

Précision : si l’entreprise dispose de plusieurs établissements, un champ supplémentaire au sein du fichier informatique doit permettre de fournir un code établissement pour chaque écriture.

La remise ou l’absence de remise des fichiers ou la remise de fichiers non conformes sont formalisées par écrit sur un document remis par le vérificateur et contresigné par l’entreprise vérifiée.

Marion Beurel
Groupe Les Echos, SID Presse

Notre conseil

Cette nouvelle obligation de de remise d’un fichier d’écritures comptables (FEC) s’applique uniquement aux exercices clôts depuis le 1er janvier 2013 lors de contrôles signifiés à partir du 1er janvier 2014. Les exercices antérieurs ne seront pas concernés par cette obligation, même s’il sera possible de générer et remettre ces fichiers, au bon vouloir du contribuable.

Il est très fortement conseillé de s’assurer auprès de l’éditeur du logiciel comptable utilisé dans l’entreprise de la conformité du fichier FEC généré. A cette fin, nous vous recommandons de faire contrôler par votre expert-comptable la conformité des fichiers FEC. Cela vous permettra de détecter les éventuelles anomalies de structures ou incohérences des données comptables qui seraient mise en évidence lors du contrôle fiscal, et d’y remédier avec son aide.

Olivier Missemer
Expert-comptable associé, groupe In Extenso