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Formalisme de la facture : mentions obligatoires

Date de publication : 18.07.13

Francois Binauld

Le formalisme de la facturation est régi à la fois par le droit commercial et par les textes liés à la TVA (c. com. art. L. 441-3, R. 123-237 et R. 123-237-1 ; CGI, art. 289-II et ann. II, art. 242 nonies A). Certaines mentions obligatoires viennent d’être modifiées par la 3e loi de finances rectificative pour 2012 et le décret 2013-346 du 24 avril 2013 applicable depuis le 26 avril, et il ne faut pas oublier que la nouvelle indemnité pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement figure également sur la facture désormais. Sur les spécificités de certains secteurs et professions, le lecteur pourra se reporter au Cahier RF HS 2013-1.

Informations concernant le vendeur

Mentions obligatoires

Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes :

  • nom (ou dénomination sociale) et adresse de l’entreprise qui a l’obligation de facturer,
  • forme juridique, s’il s’agit d’une société, avec mention du capital social (c. com. art. L. 238-3),
  • numéro d’identification unique (numéro SIREN),
  • mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel le vendeur est immatriculé,
  • lieu de son siège social,
  • le cas échéant, son éventuel état de liquidation,
  • le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire,
  • si l’entreprise est bénéficiaire d’un contrat d’appui au projet d’entreprise pour la création ou la reprise d’une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l’appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d’identification,
  • si la société a son siège à l’étranger, s’il existe, le numéro d’immatriculation dans l’État où est son siège,
  • si l’entreprise a constitué un patrimoine affecté (c. com. art. L. 526-6), l’objet de l’activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée pour l’exercice de cette activité incorporant son nom ou nom d’usage précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel à responsabilité limitée » ou des initiales « EIRL »,
  • numéro intracommunautaire d’identification à la TVA attribué à l’assujetti et sous lequel il a effectué la livraison ou la prestation de services sur le territoire national, à destination d’un autre État membre ou à l’exportation.

Recommandation Les mentions suivantes ne sont pas obligatoires, mais l’administration recommande de les indiquer sur les factures pour la bonne information des clients (BOFiP-TVA-DECLA-30-20-20-30-§§ 270 à 330-12/09/2012) :

  • l’option des entrepreneurs de travaux immobiliers pour le paiement de la TVA sur les livraisons ;
  • l’option exercée par les prestataires de services pour le paiement de la TVA d’après les débits.

Informations concernant le client

Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s’agir d’initiales ou de surnom, au risque pour le client de ne pouvoir déduire la TVA. La mention du numéro intracommunautaire d’identification à la TVA n’est exigée que lorsqu’il s’agit d’une livraison intracommunautaire.

Identification de la facture

La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la facture de façon unique.

La possibilité d’une numérotation par séries distinctes est cependant prévue lorsque les conditions d’activité le justifient, notamment pour les entreprises disposant de plusieurs sites de facturation, en cas d’autofacturation ou bien lorsqu’il existe plusieurs catégories de clients pour lesquels les règles de facturation diffèrent (assujettis et particuliers, par exemple) (CGI, ann. II, art. 242 nonies A).

Remarque Le mandataire (client ou tiers) qui établit les factures doit utiliser une séquence de numérotation propre à l’assujetti concerné, qui ne doit pas s’insérer dans les séquences de factures qu’il émet pour son propre compte ou pour celui d’autres mandants. Mais il n’est pas exigé que ces factures s’insèrent dans la séquence utilisée par l’assujetti.

Mais des clients établis dans plusieurs États ne justifient pas, en principe, à eux seuls la création d’une série de facturation par client ou, le cas échéant, par État de destination.

La date de la facture à mentionner est celle de son émission.

Dans quelle langue rédiger vos factures ? Les entreprises françaises et les entreprises étrangères qui réalisent des opérations en France doivent, en principe, rédiger leurs factures en français. Toutefois, lorsqu’elles sont rédigées dans une langue étrangère, l’administration peut exiger, aux fins de contrôle, une traduction par un traducteur juré.

Informations sur les opérations réalisées

IDoivent être mentionnées, pour chaque opération, sur une ligne distincte les informations suivantes :

  • date de la vente ou de la prestation de services, si elle diffère de la date d’émission de la facture ;
  • quantité (unité de produit ou service, poids, volume, temps passé…) ;
  • dénomination précise des biens ou services fournis. Il convient d’en indiquer la nature et, le cas échéant, la marque, mais aussi les caractéristiques ;
  • prix unitaire hors TVA, hors rabais, remises ou ristournes consentis qui doivent faire l’objet d’une mention particulière ;
  • rabais, remises, ristournes liés à l’opération. Sont concernés ici les rabais, remises, ristournes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération. Ne sont pas à mentionner à ce niveau, mais en pied de facture, les réductions liées au montant global de la facture et qui ne sont connues qu’en fin de facture, ni les réductions liées au mode de paiement, telles que l’escompte pour règlement anticipé ;
  • le taux de TVA applicable. La facture doit indiquer le taux légalement applicable pour chacun des biens livrés ou services rendus ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération.

Pratique L’entreprise peut soit l’exprimer sous forme de code, si la traduction du code est reportée sur la facture même, dans un emplacement nettement apparent, soit n’indiquer qu’une seule fois le taux pour toutes celles soumises au même taux à condition qu’il n’en résulte pas d’ambiguïté.

Informations en pied de facture (relatives à l’ensemble des opérations facturées)

Doivent figurer en pied de facture les mentions suivantes :

  • total hors taxes, pour chaque taux d’imposition différent,
  • montant total de la TVA, ventilé par taux d’imposition,
  • rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées,
  • référence à un texte justifiant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération (sauf pour certaines factures d’un montant inférieur à 150 € HT, voir ci-après). Les entreprises qui bénéficient de la franchise de TVA doivent mentionner sur la facture « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Notons que doivent être indiquées (CGI, ann. 2, art. 242 nonies A) :

  • la mention « autoliquidation » lorsque l’acquéreur ou le preneur est redevable de la TVA ;
  • la mention « autofacturation » lorsque le preneur ou l’acquéreur émet la facture au nom et pour le compte de l’assujetti.

Par ailleurs, les régimes particuliers de TVA (agences de voyages, objets d’art) doivent faire l’objet d’une mention sur la facture, le cas échéant.

Facturation dans une monnaie autre que l’euro

Les montants figurant sur la facture peuvent être exprimés dans toute monnaie, pour autant que le montant de TVA soit converti en euros selon les règles applicables aux opérations exprimées en monnaie étrangère (CGI art. 266-1 bis).

-> La conversion se fait au cours du jour de l’exigibilité de la TVA publié par la BCE. Pour éviter les litiges et informer les clients, les entreprises peuvent alors indiquer :

  • pour une exigibilité lors de la délivrance ou du débit, le taux de change applicable ;
  • pour une exigibilité lors de l’encaissement, que le montant de la TVA sera fonction du taux de change fixé lors de l’encaissement des acomptes ou du prix de l’opération.

-> Pour les acquisitions provenant d’un État de l’Union européenne avec TVA intracommunautaire, elle se fait au cours mensuel douanier. Lorsque cette méthode est choisie, elle doit l’être pour toutes les opérations intracommunautaires de l’année en cause.

Factures simplifiées : de quoi s’agit-il ?

Factures inférieures à 150 € – Sauf pour les opérations intracommunautaires précisées ci-après, les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € HT ainsi que les factures de remplacement (CGI art. 289-I-5) peuvent ne pas comporter (CGI, ann. II, art. 242 nonies A-II) :

  • le numéro individuel d’identification de l’assujetti ;
  • la référence à la disposition du CGI, de la directive 2006/112/CE ou à tout autre mention indiquant le bénéfice d’un régime d’exonération (sauf régime de la marge bénéficaire et autoliquidation).

Opérations ne pouvant en bénéficier
Ce formalisme simplifié ne concerne pas les opérations réalisées par des PBRD, les ventes à distance, les livraisons intracommunautaires de moyens de transport neufs, les livraisons intracommunautaires et les opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre, pour lesquelles ce formalisme doit être respecté (CGI, ann. 2, art. 242 nonies-A-II).

Opérations autoliquidées par un client établi dans un autre État membre – Pour ces opérations (CGI art. 289-0-II-2°), la facture peut ne pas comporter les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération, ainsi que le prix HT, le taux de la TVA et son montant.

Cas de facturation d’une TVA étrangère

Les entreprises installées en France qui réalisent des opérations dans des pays tiers à l’Union européenne ayant institué la TVA se trouvent fréquemment amenées à facturer à leurs clients étrangers une TVA autre que la TVA française. Dans de tels cas, afin d’éviter tout risque de confusion entre l’application des dispositions françaises susvisées et celle d’une législation étrangère, les entreprises concernées devront préciser très clairement sur leurs factures que la TVA facturée est la TVA de tel ou tel pays étranger.

Bien entendu, ces taxes étrangères ne peuvent donner lieu à déduction par les assujettis à la TVA française.

Informations sur le paiement de la facture

Mentions obligatoires

La facture doit mentionner (c. com. art. L. 441-3) :

  • la date à laquelle le règlement doit intervenir (c. com. art. L. 441-3 ; voir partie 3 du dossier). Si les factures émises ne mentionnent pas ce délai, c’est le délai légal de 30 jours (à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée) qui s’applique (c. com. art. L. 441-6, al.8);
  • le taux des pénalités exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture et la mention de l’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € (voir partie 3 du dossier) ;

Remarque :

L’indemnité s’adresse à tous les professionnels, à l’exclusion des particuliers, soumis aux règles relatives aux délais de paiement figurant au code de commerce. Afin d’éviter toute confusion, les entreprises devront établir deux modèles de facture, l’indemnité ne figurant pas sur les factures adressées aux consommateurs (DGCCRF, note d’information 2012-164 du 29 novembre 2012).

  • les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente.

Cas de l’escompte conditionnel

Il arrive fréquemment qu’une facture porte mention d’un escompte qui sera consenti en cas de paiement comptant ou sous un certain délai. Il est admis, dans ce cas, que le vendeur soit dispensé d’adresser ultérieurement une note d’avoir à ses clients, sous réserve qu’une mention apposée sur la facture précise que, dans le cas où ceux-ci usent de la faculté de bénéficier d’un escompte qui leur est offerte, seule la taxe correspondant au prix effectivement payé par eux ouvre droit à déduction.

Bien entendu, par analogie avec la faculté ouverte en cas d’établissement d’une note d’avoir, le vendeur peut aussi renoncer à l’imputation de la taxe correspondant à l’escompte offert. Il doit, dans ce cas, apposer sur sa facture une mention précisant que l’escompte offert est « net de taxe » (BOFiP TVA-DED-40-10-20-§100-12/09/2012 et TVA-DECLA-30-20-20-20-§250-12/09/2012).

Une facture en date du 31 janvier N porte notamment les mentions suivantes :

  • prix de vente hors taxes : 100,00 ; TVA (19,6 %) : 19,60 ; prix de vente TTC : 119,60 ;
  • date de règlement : 31 mars N ;
  • escompte de 2 % pour tout paiement intervenant avant le 15 février N.

La facture est enregistrée, tant chez le client que chez le fournisseur, pour le montant TTC de 119,6.

  • Le paiement intervient le 12 février N pour un montant de 117,21.

Solution 1 : émission d’une note d’avoir d’un montant TTC de 2,39, soit 2,00 HT.

Solution 2 : mention sur la facture « seule la TVA correspondant au prix payé ouvre droit à déduction ».

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A propos de L’auteur

Francois Binauld

Expert-comptable, spécialiste des Réseaux en région Nord

La mission de François est d’accompagner les entrepreneurs avec les meilleurs interlocuteurs au sein de nos équipes en fonction de l’activité et des besoins identifiés.

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