CGV et facturation électronique : les clauses à revoir avant septembre 2027

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises françaises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour l’émission, le calendrier est progressif selon la taille des entreprises : les PME et les TPE ont jusqu’au 1er septembre 2027. Il reste donc moins d’un an pour adapter les outils, les pratiques et les contrats.

On parle beaucoup de logiciels et de plateformes. On parle moins du document qui encadre la relation avec le client : les conditions générales de vente (CGV). C’est pourtant là que se règlent les questions concrètes. Que se passe-t-il quand une facture est rejetée ? À partir de quand le délai de paiement court-il ? Qui supporte les conséquences d’un incident technique ?

Pourquoi la facturation électronique concerne directement vos CGV

Avec la facture électronique, les échanges sont automatisés et dépendent davantage de la qualité des données transmises. Une information manquante, un mauvais paramétrage de plateforme ou un rejet technique suffisent à retarder la réception d’une facture, donc son règlement.

Ces situations étaient plutôt rares avec une facture envoyée par courrier ou par message. Elles peuvent devenir courantes, et chacune est une source possible de blocage ou de contestation.

Or les CGV fixent les règles du jeu : modalités de facturation, conditions de paiement, traitement des contestations, répartition des responsabilités. Si elles décrivent encore un circuit papier ou un envoi par message, elles ne correspondent plus à la façon dont vos factures circuleront réellement.

Vos CGV s’appliquent-elles à tous vos clients de la même manière ?

La facturation électronique obligatoire vise principalement les opérations réalisées entre entreprises assujetties à la TVA établies en France. Si vous vendez à la fois à des professionnels et à des particuliers, les règles ne seront pas les mêmes selon le client.

Les CGV doivent donc distinguer clairement ces deux catégories de clientèle, afin que les dispositions liées à la facture électronique ne s’appliquent qu’aux clients concernés.

Que prévoit votre clause de facturation ?

C’est la première clause à reprendre. Elle peut préciser :

• les modalités de réception des factures électroniques ;
• la plateforme utilisée par les parties ;
• les conséquences d’un changement de plateforme ;
• les informations que le client doit vous communiquer pour que la facture puisse être émise correctement.

Il faut aussi s’assurer que vos procédures internes permettent d’émettre des factures comportant toutes les mentions et données exigées par la réglementation applicable. Une clause bien rédigée ne compense pas une facture incomplète.

Quand une facture est-elle émise, reçue, rejetée ?

La mise en place de la facturation électronique fait apparaître des questions que le papier ne posait pas. À quel moment une facture est-elle considérée comme émise ? À quel moment est-elle réputée reçue ? Que se passe-t-il en cas de rejet pour anomalie ou d’incident technique ?

Les réponses ont des effets directs sur les délais de paiement et sur la trésorerie. Les CGV peuvent préciser les conséquences contractuelles attachées à l’émission, à la réception ou au rejet de la facture électronique ainsi que les procédures applicables entre les parties dans le respect des dispositions impératives du Code de commerce relatives aux délais de paiement. Plus ces points sont clairs, moins ils donnent lieu à discussion.

Comment articuler paiement et facturation électronique ?

La clause de prix et de paiement est à relire avec le même regard. Quatre points méritent une rédaction précise :

• le point de départ du délai de paiement ;
• les conséquences d’un rejet de facture ;
• les modalités de régularisation ;
• les effets d’un incident technique.

L’objectif est qu’une difficulté technique ne remette pas en cause le recouvrement d’une créance et ne se transforme pas en différend avec le client. Les délais retenus doivent bien sûr rester dans le cadre des règles applicables, à vérifier au moment de la rédaction.

Quelle preuve conserver, et pendant combien de temps ?

Dans un environnement entièrement numérique, la preuve ne se limite plus à la facture. Les traces liées au dépôt, à la transmission, à la réception, à l’acceptation ou au rejet peuvent peser lourd lors d’un contrôle ou d’un contentieux.

Avec la facturation électronique, la preuve ne repose plus uniquement sur la facture elle-même. Les informations générées par les plateformes, notamment les statuts indiquant le dépôt, la mise à disposition, la réception ou le rejet d’une facture, peuvent devenir déterminantes en cas de contestation.

Les entreprises ont donc intérêt à conserver ces données dans les mêmes conditions que leurs factures. Les CGV peuvent également préciser la valeur reconnue entre les parties aux échanges et confirmations électroniques issus des plateformes utilisées.

Les CGV peuvent prévoir les modalités de conservation des données, les durées d’archivage et la valeur reconnue entre les parties aux échanges électroniques.

Qui fait quoi avec les données personnelles ?

La réforme fait circuler davantage de données entre les différents acteurs du dispositif. Les CGV peuvent indiquer les finalités des traitements, la répartition des responsabilités entre les intervenants et, selon les cas, les responsabilités respectives des parties au regard de la réglementation relative à la protection des données personnelles.

Par où commencer ?

• Relire vos CGV actuelles en repérant tout ce qui suppose un circuit papier ou un envoi manuel.
• Séparer ce qui relève des clients professionnels de ce qui relève des particuliers.
• Reprendre les cinq clauses ci-dessus, en priorité celles qui touchent au paiement, au processus de facturation et au rejet des factures.
• Informer vos clients de la nouvelle version avant l’échéance qui vous concerne.

Un rejet technique de facture n’emporte pas nécessairement contestation de la créance elle-même ; les CGV peuvent utilement organiser les modalités de régularisation afin d’éviter qu’un incident technique ne soit invoqué pour différer indûment le paiement.

Un moment utile pour remettre vos CGV à plat

La facturation électronique n’est pas qu’une contrainte administrative de plus. Elle oblige à regarder tout le parcours de vente, de la collecte des informations avant la commande jusqu’au paiement et à l’archivage.

Les entreprises qui mettent à jour leurs CGV y gagnent en conformité, en maîtrise de leurs flux financiers et en sécurité dans leurs relations commerciales. Avec une échéance fixée au 1er septembre 2027 pour les PME et les TPE, le moment est bon pour s’y mettre.