Toute personne réalisant des prestations de formation professionnelle continue a l’obligation de déposer auprès de l’autorité administrative une déclaration initiale d’activité, dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. Suite à la déclaration initiale, le prestataire de formation doit établir et transmettre, chaque année, un bilan pédagogique et financier à l’autorité administrative. Ce bilan constitue l’une des obligations incombant au prestataire de formation durant l’exercice de son activité.

Les personnes concernées

Les personnes ayant l’obligation de déposer une déclaration d’activité et un bilan pédagogique et financier sont les personnes exerçant les activités prévues à l’article L.6313-1 du Code du travail, c’est-à-dire tous les prestataires de formation, personnes physiques ou morales, qui forment des demandeurs d’emploi, des salariés ou des travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle, y compris pour la réalisation de bilans de compétences ou de validation des acquis de l’expérience, ainsi que les prestataires de formation par apprentissage au sens de l’article L.6211-2 du Code du travail.

Ne sont donc pas concernés par l’obligation de déclaration les prestataires de formation proposée à des particuliers dans leurs activités de loisirs, les entreprises qui réalisent pour leur personnel des formations professionnelles internes par leurs propres moyens, les organismes qui s’adressent à des élèves ou étudiants de formation initiale.

La déclaration d’activité

Le contenu de la déclaration d’activité et les justificatifs à fournir

L’article R.6351-4 du Code du travail prévoit que la déclaration d’activité indique :

• la dénomination,
• l’adresse,
• l’objet de l’activité
• et le statut juridique du prestataire de formation.

Elle doit être accompagnée des pièces justificatives, mentionnées à l’article R.6351-5 du Code du travail :

• Une copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
• Le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou celui du déclarant pour les personnes physiques, datant de moins de 3 mois ;
• Une copie de la première convention de formation professionnelle, du premier contrat de formation professionnelle ou d’un contrat d’apprentissage lorsque l’entreprise dispose d’un centre de formation d’apprentis d’entreprise, datant de moins de 3 mois ;
• Pour les personnes morales de droit privé qui dispensent des actions de formation par apprentissage, à l’exception des centres de formation d’apprentis d’entreprise, une copie de leurs statuts ;
• Un justificatif d’inscription sur la liste arrêtée par l’organisme collecteur paritaire agréé (OPCA), dans le cas où l’organisme présente à l’appui de la déclaration une convention de bilan de compétences pour un salarié ;
• Une copie du programme de la formation, ainsi que de la liste des intervenants avec la mention de leurs titres et qualités, du lien entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et du lien contractuel avec l’organisme.

L’administration pourra adresser une demande de justificatifs complémentaires au prestataire de formation dans le délai de 10 jours à compter de la réception de ces pièces. Le prestataire de formation disposera alors d’un délai de 15 jours à compter de la réception de la demande pour fournir les justificatifs demandés.

Le dépôt de la déclaration d’activité

L’article R.6351-1 du Code du travail prévoit que la déclaration d’activité doit être réalisée dans les trois mois qui suivent la conclusion par le prestataire de formation de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle.

Les services compétents sont les services régionaux de contrôle de la formation professionnelle de la DIRECCTE du lieu du siège du principal établissement du prestataire de formation, du lieu où est assurée sa direction effective, ou du lieu de son siège social

L’article R.6351-3 du Code du travail prévoit que les organismes de formation qui exercent leur activité sur le territoire français, mais dont le siège social se trouve hors de ce territoire, désignent un représentant domicilié en France habilité à répondre en leur nom à ces obligations et immatriculé ou ayant déclaré son activité auprès d’un centre de formalités des entreprises. Dans ce cas, l’organisme se déclare auprès du service régional de contrôle compétent à raison du lieu du domicile de ce représentant.

Cette obligation ne concerne pas les organismes de formation dont le siège social est situé dans un autre Etat membre de l’Union européenne ou de l’Espace Economique Européen et qui interviennent de manière occasionnelle sur le territoire français.

Consulter les coordonnées des services en région

L’enregistrement de la déclaration d’activité

Dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration et des pièces justificatives, le préfet de région délivre un récépissé comportant un numéro d’enregistrement au prestataire de formation qui satisfait aux conditions d’enregistrement de la déclaration d’activité.

Les articles L.6351-3 et L.6351-4 du Code du travail prévoient que l’enregistrement de la déclaration d’activité peut être refusé, ou annulé après contrôle, dans les cas suivants :

• les prestations prévues ou réalisées ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle ;
• l’une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (exigence d’un programme, remise d’une attestation de fin de formation, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n’est pas respectée ;
• l’une des pièces justificatives est manquante ;
• la personne morale ou physique qui effectue la déclaration a été condamnée à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue pendant 5 ans pour certains crimes et délits liés à des mouvements sectaires, à l’exercice illégal de la médecine et de la pharmacie, et à un abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse entre autres.
• les statuts de l’organisme ne mentionnent pas expressément dans leur objet l’activité de formation en apprentissage.

Le refus d’enregistrement doit être motivé et les procédures de recours doivent être indiquées.

La décision de refus d’enregistrement est notifiée au prestataire de formation dans les 30 jours qui suivent la réception de la déclaration complétée des pièces justificatives.

Le silence gardé par l’administration dans le délai de 30 jours vaut enregistrement de la déclaration.

L’article R.6351-6 du Code du travail prévoit que jusqu’à la délivrance du récépissé comportant le numéro d’enregistrement ou la notification de la décision de refus d’enregistrement, le prestataire de formation est réputé déclaré.

A l’exception de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle, le prestataire de formation doit faire figurer son numéro d’enregistrement sur les conventions et, en l’absence de conventions, sur les bons de commandes, devis ou factures, ou les contrats de formation professionnelle qu’il conclut.

Modifications des éléments de la déclaration initiale

L’article L.6351-5 du Code du travail prévoit que toute modification des éléments contenus dans la déclaration initiale doit faire l’objet d’une déclaration rectificative adressée au service régional de contrôle compétent. L’article R.6351-8 du Code du travail prévoit que cette déclaration rectificative doit intervenir dans le délai de 30 jours à compter de la modification.

La caducité de la déclaration d’activité

L’article L.6351-6 du Code du travail prévoit que la déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé au service régional de contrôle compétent.

Cessation d’activité

L’article R.6351-8 du Code du travail prévoit que la cessation d’activité par le prestataire de formation fait également l’objet d’une déclaration auprès du service régional de contrôle compétent, dans le délai de 30 jours à compter de la cessation d’activité. Le prestataire sera retiré de la liste publique des prestataires de formation une fois la déclaration de cessation d’activité enregistrée par le service.

Les obligations en cours d’exercice de l’activité de prestataire de formation

Le bilan pédagogique et financier

L’article L.6352-11 du Code du travail prévoit que tout prestataire de formation a l’obligation de dresser chaque année un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de son activité. Ce document doit être adressé au service régional de contrôle compétent.

Sur demande de l’administration, le prestataire de formation doit également transmettre le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos.

L’article R.6352-23 du Code du travail prévoit que le bilan pédagogique et financier doit être adressé au service régional de contrôle compétent avant le 30 avril de chaque année par le biais d’une télédéclaration.

En 2020, en raison de la prorogation des délais échus pendant la période d’urgence sanitaire liée au COVID-19, les organismes de formation sont invités à procéder à cette télédéclaration avant le 15 juillet (source : Ministère du Travail).

Ce Bilan Pédagogique et Financier doit contenir les mentions obligatoires, qui figurent à l’article R.6352-22 du Code du travail :

• Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
• Le nombre de stagiaires et apprentis accueillis ;
• Le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
• La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
• Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle.

En plus de ces mentions obligatoires, le service régional de contrôle compétent peut demander au prestataire de formation de produire la liste des prestations de formation réalisées ou à accomplir.

L’article L.6351-7-1 du Code du travail prévoit que la liste des prestataires de formationdéclarés auprès du Préfet de Région compétent et à jour de leur obligation de transmission du bilan pédagogique et financier est rendue publique (lien ci-dessous).

Cette liste comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées, au nombre de salariés et de personnes formées.

Liste Publique des Organismes de Formation

Les obligations comptables

Comptabilité distincte

L’article D.6352-18 du Code du travail prévoit que les organismes qui interviennent dans le déroulement des actions destinées à la validation des acquis de l’expérience tiennent une comptabilité distincte pour cette activité lorsqu’ils exercent simultanément plusieurs autres activités.

Le plan comptable adapté aux organismes de formation

Les organismes de formation dont le chiffre d’affaires HT est supérieur à 15 245 € ou qui exercent des activités multiples sont dans l’obligation d’appliquer le plan comptable adapté aux organismes de formation.

Les obligations du prestataire de formation vis-à-vis des stagiaires

Les articles L.6352-3 et R.6352-1 à R.6352-2 du Code du travail prévoient que tout organisme de formation doit établir un règlement intérieur dans les trois mois qui suivent le début de son activité. Le règlement intérieur est un document écrit qui détermine les principales mesures applicables en matière de santé, de sécurité dans l’établissement et de discipline ainsi que les modalités de représentation des stagiaires et apprentis.

Tout organisme de formation doit également fournir certaines informations au stagiaire avant l’inscription de ce dernier et avant tout règlement de frais. Les informations à fournir sont les suivantes :

• le programme et les objectifs de la formation,
• la liste des formateurs mentionnant leurs titres et/ou qualités,
• les horaires prévus,
• le règlement intérieur,
• les modalités d’évaluation de la formation,
• les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires par l’entité commanditaire de la formation.

En cas de contrôle, l’organisme de formation doit être en mesure de justifier s’être acquitté de cette obligation d’information.

Pour les stages d’une durée supérieure à 500 heures, l’élection d’un représentant des stagiaires est obligatoire. Les modalités des élections sont prévues aux articles R.6352-9 à R.6352-12 du Code du travail.

Lorsque le stagiaire acquitte lui-même tout ou partie de la formation, l’organisme doit signer avec lui un contrat dont les clauses portent les mentions prévues aux articles L.6353-3 à L.6353-7 du Code du travail :

• la nature, la durée, le programme et l’objet des actions de formation ainsi que les effectifs de la formation,
• le niveau de connaissance préalable pour suivre la formation et obtenir les qualifications préparées,
• les conditions dans lesquelles la formation est donnée au stagiaire et notamment les modalités de la formation lorsque la formation est réalisée à distance ou en partie, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre ainsi que les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation,
• les diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation prévues par le contrat,
• les modalités de paiement ainsi que les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

Ces clauses sont obligatoires sous peine de de nullité.

L’organisme de formation doit demander l’affiliation des stagiaires à la Sécurité sociale pour ceux qui sont rémunérés par l’État ou qui ne perçoivent aucune rémunération.

Responsabilité pénale et règles particulières

Responsabilité pénale

Selon les articles L.6355-1 à L6355-24 du Code du travail, le non-respect de ces différentes obligations, et notamment l’absence de dépôt de la déclaration initiale, l’absence d’une déclaration rectificative en cas de modification des éléments contenus dans la déclaration initiale, l’absence de déclaration de la cessation d’activité, le fait de ne pas établir un règlement intérieur, est sanctionné pénalement par une amende de 4 500 euros. Cette peine peut être assortie d’une peine complémentaire consistant en une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle.

Règles de désignation d’un Commissaire aux comptes

Il existe des seuils spécifiques de déclenchement de l’obligation de désigner un Commissaire aux comptes pour les prestataires de formation.

En effet, l’article R.6352-19 du Code du travail prévoit qu’un prestataire de formation a l’obligation de désigner un Commissaire aux comptes dès lors qu’il dépasse deux des trois seuils suivants au cours d’un exercice :

• 3 salariés en contrat à durée indéterminée ;
• 153 000 € de chiffre d’affaires hors taxe ou de ressources ;
• 230 000 € au total du bilan.

Exonération de TVA

L’exonération de TVA concerne tous les organismes de formation de droit privé, indépendamment de leur forme juridique, pour les prestations suivantes :

• Les prestations de formation professionnelle continue proprement dite, y compris la réalisation de bilans de compétences ;
• Les prestations de services ou de livraisons de biens étroitement liés à cette formation (logement et nourriture des stagiaires, fourniture de documents pédagogiques) ;
• Les prestations d’accompagnement visant à favoriser l’insertion professionnelle au profit des demandeurs d’emploi (par exemple, les actions de formation ou d’accès à l’emploi mises en œuvre par Pôle emploi) ;
• Les prestations de cours ou leçons relevant de l’enseignement scolaire, universitaire, professionnel, artistique ou sportif, dispensés par des personnes physiques qui sont rémunérées directement par leurs élèves.

Pour bénéficier de cette exonération, les prestataires de formation doivent remplir les conditions suivantes :

• Avoir effectué une déclaration initiale d’activité ;
• Etre à jour de leur obligation de dépôt annuel du bilan pédagogique et financier (à l’exception des organismes récemment créés) ;
• Obtenir une attestation fiscale par l’envoi en lettre recommandée avec accusé de réception au service régional de contrôle du formulaire n°3511-SD.

L’exonération est définitive et s’applique uniquement aux activités de formation professionnelle de l’organisme.