Comment mettre en place la digitalisation des entreprises : les 5 points essentiels à connaître

D’ici deux à trois ans, la facture papier ou le PDF classique n’existeront plus. En effet, le processus de digitalisation des entreprises est en marche. Il ne s’arrêtera pas, du fait de l’avènement de la facture électronique obligatoire. Les PME comme les TPE sont face à un virage organisationnel qu’elles peuvent décider de prendre tranquillement sans attendre le dernier mètre.

Nous vous proposons d’entamer la réflexion avec les 5 facteurs majeurs pour réussir la transformation digitale de votre activité. Découvrez notamment nos outils accessibles au sein du portail Inexweb, que nous mettons à votre disposition pour dématérialiser vos factures sans surcoût.

1 – Comprendre les contours de la digitalisation des entreprises PME ou TPE

Pour bien lancer un projet de transformation digitale de votre entreprise, commencez par vous documenter. Cherchez de l’information sur le sujet et tentez de comprendre comment le processus de dématérialisation apporte des gains dans votre organisation. Identifiez les enjeux numériques essentiels pour votre structure et vos employés.

? Complétez votre lecture avec cet article : Découvrez les 7 avantages de la digitalisation de vos factures

Se former et s’informer sur la digitalisation des factures et des documents professionnels

Cherchez des réponses à vos questions :

• Quels sont les contours et le périmètre possible de la digitalisation ? 
• Quels gains concrets pour mon activité puis-je attendre de la mise en place de la dématérialisation ? 
• Quels outils ou logiciels utiliser pour ce type de processus ?
• Pourquoi et comment ce dispositif constitue-t-il une excellente transition naturelle vers la facture électronique obligatoire ?

Les organismes consulaires comme les CCI et France Num apportent des services et de l’aide aux entreprises pour passer au tout numérique. Votre cabinet d’expertise comptable est aussi un partenaire idéal pour comprendre et avancer dans la digitalisation. Au cœur des flux financiers et de la gestion administrative de ses clients, il effectue une veille permanente sur la législation applicable, les nouvelles technologies et les outils. Il dispose des compétences pour accompagner la dématérialisation, l’archivage et l’automatisation dans vos activités.

Découvrir les avantages financiers et organisationnels de la dématérialisation

Pour bien réussir la digitalisation des flux et documents de votre société, mieux vaut acquérir la conviction qu’un tel projet fait réellement avancer l’entreprise. D’une part, vous expliquez plus aisément son objectif à vos collaborateurs. Vous parvenez ainsi plus facilement à les embarquer dans l’utilisation du digital. D’autre part, vous simplifiez la définition des priorités dans le déploiement, par exemple selon la loi de Pareto (méthode des 80-20).

2 – Savoir à qui s’adresser pour bénéficier de l’accompagnement le plus pertinent

En tant que dirigeant d’une PME ou TPE, votre cœur de métier vous accapare ailleurs que dans l’organisation administrative. Mieux vaut donc vous faire aider pour déployer cette digitalisation.

La réforme de la facture électronique va intensifier le démarchage commercial des prestataires en digitalisation

Tant dans la vie privée que sur le plan professionnel, les habitudes évoluent : recherche d’informations sur le Web, achats sur internet, archivage sur le cloud, etc., le numérique est partout. Dans le monde entier, peu à peu les factures aussi se dématérialisent.

D’ici quelques années, les entreprises ne pourront plus émettre ou recevoir de factures papier. Il en va de même pour le PDF classique, un format amené à évoluer pour la transmission de la facturation. La réforme en France contraindra tous les professionnels assujettis à la TVA à échanger uniquement dans un format digital et normé. Ils devront, en outre, obligatoirement passer par un portail ou une plateforme agréée pour la communication avec leurs clients. 

Au vu du nombre d’entreprises concernées, imaginez les sollicitations que vous allez recevoir en tant que dirigeant ! À qui faire confiance ? Quel partenaire privilégier ? Quelles solutions techniques retenir ?

L’expert-comptable, le partenaire qui connaît le mieux les besoins des TPE/PME

Face à cette probable offre importante de services, demandez-vous ce que vous attendez de votre futur partenaire en digitalisation. Sera-t-il toujours là dans un an si vous vous posez des questions sur l’utilisation des outils ou sur la facture électronique ? Prenez le temps de bien choisir le prestataire qui vous apportera le meilleur accompagnement en vue de la productivité maximale pour votre société.

Chez In Extenso, nous pensons vous apporter des solutions pertinentes et pérennes. Nous connaissons vos préoccupations et avons les mêmes :

• efficacité des échanges de données entre vous et nous et avec vos partenaires économiques ;
• utilisation et prise en main simple des outils de digitalisation par vous et vos salariés ;
• une transition vers le numérique qui favorise la performance économique et financière de votre entreprise.

3 – Établir une stratégie de déploiement de la digitalisation étape par étape

Vous avez compris le processus de digitalisation et choisi le type d’accompagnement ? Voici le moment de bâtir le calendrier pour sa mise en place dans l’entreprise. En synthèse, nous préconisons ces étapes :

• Nomination d’un correspondant digitalisation en interne de la société. C’est le chef de projet qui collabore étroitement avec le prestataire retenu.
• Identification des besoins de digitalisation de la documentation : devis, bons de commande, bons de livraison, factures, plans, contrats, etc., tant côté client, fournisseur que pour les aspects RH et paie. 
• Recensement des méthodes et outils utilisés actuellement dans l’entreprise.
• Réalisation d’une cartographie de tous les flux clients et fournisseurs de l’entreprise afin de dégager les cas à traiter ainsi que les potentielles difficultés.
• Choix des solutions pour la digitalisation de l’entreprise (logiciels, portails ou plateformes).
• Dématérialisation des flux de factures entrants par les fournisseurs eux-mêmes (ce qui revient à exiger la transmission des factures en PJ d’e-mail).
• Émission de factures clients au format dématérialisé.
• Finalisation de la préparation à la facture électronique obligatoire en réception puis en émission, pour les points qui restent à déployer (parution dans l’annuaire des entreprises tenu par le portail public de facturation et élaboration de l’e-reporting pour l’administration fiscale notamment).

4 – Adopter les outils de dématérialisation et de gestion des flux adaptés aux besoins de l’entreprise

In Extenso est un cabinet d’expertise comptable d’envergure nationale. Nous avons investi dans la transformation digitale des entreprises depuis plusieurs décennies. Dès 2014, notre portail Inexweb offre des services en matière de comptabilité et de gestion en ligne. Depuis 2021, avec Fulll, nous proposons à nos clients, une solution digitale collaborative complète, tant pour le pilotage comptable, fiscal que social.

Dans ce cadre, nous avons décidé d’aller plus loin. Voici les outils mis à disposition de tous pour favoriser la digitalisation des PME et TPE sans attendre. Vous y accédez sans aucune facturation de services supplémentaires par rapport à ce que vous avez déjà souscrit.

La dématérialisation des factures fournisseurs grâce à notre nouveau module Achats

Vous faites déposer vos factures d’achats directement sur notre plateforme par vos fournisseurs ou via des collecteurs de factures ou par la prise de photos de justificatifs de dépenses sur notre plateforme directement à partir de votre ordinateur ou smartphone. Vous accédez à ces documents de partout en quelques clics afin de les consulter ou les valider. Vous vous habituez ainsi à une gestion purement numérique et vous supprimez les classeurs papier dans votre entreprise. 

La dématérialisation des factures clients avec notre outil en ligne

Vous établissez vos factures clients sur le tableur Excel ou le traitement de texte Word ? Même si vous générez ensuite un fichier PDF, ce format ne pourra pas perdurer dans le futur. En outre, l’administration fiscale imposera de transmettre les factures aux clients par un canal de communication bien précis, une plateforme agréée ou le portail public de facturation. Des mentions obligatoires complémentaires apparaissent par ailleurs.

Pour toutes ces raisons, dès début 2024, nous vous offrons un nouveau module gratuit de facturation électronique dans le portail Inexweb. C’est une opportunité de vous lancer sans surcoût financier et sans acquérir de logiciels spécifiques !

5 – Déployer une stratégie de communication sur la transformation digitale de votre entreprise

Réussir la digitalisation des entreprises suppose aussi de bien conduire le changement sur le plan de la communication. La transition du papier vers le tout numérique demande de former et d’informer.

Formation des salariés au processus de travail numérique

Quelles que soient les solutions ou technologies proposées pour conduire la transformation digitale, ne sous-estimez jamais le poids des habitudes. Nous savons tous que la courbe d’apprentissage est un processus complexe. Au bout du tunnel, vos salariés et vous-même vous demanderez pourquoi vous n’avez pas franchi le pas avant. Réfléchissez à la bonne stratégie : par qui et par où commencer pour embarquer aisément tous les collaborateurs ensuite ?

Information et échanges avec les clients et les fournisseurs 

Un tel dispositif de digitalisation implique tous vos partenaires. Vous modifiez le format de la facturation client ? Communiquez avec eux pour leur préciser ce qui change. Proposez-leur d’utiliser la même plateforme que vous pour récupérer les pièces comptables pour leur entreprise. Vous souhaitez réduire la quantité de factures papier en provenance des fournisseurs ? Expliquez-leur le processus digital qui permet de vous transmettre leurs factures dématérialisées, voire de les déposer sur notre portail en ligne.La digitalisation des entreprises favorise la performance. Ce processus numérique s’avère donc stratégique. Le dirigeant de TPE ou PME ne peut le repousser d’un simple revers de main. Avec les outils à votre disposition désormais, vous n’avez plus d’excuses pour ne pas démarrer ! Les experts-comptables et collaborateurs d’In Extenso apportent leur appui pour déployer les solutions et adapter les méthodes de travail pour chaque type de données numériques. Échangez avec eux et essayez nos outils gratuits sans tarder.