Même si les échéances de la facturation électronique obligatoire vous semblent lointaines pour les PME et TPE, il est important de vous intéresser dès à présent au sujet. Dans cet article, nous vous partageons les informations essentielles pour votre organisation administrative et commerciale. Vous comprendrez également pourquoi le projet deviendra simple au moment venu, si vous adoptez dès maintenant le digital dans votre entreprise.

Obligation de facturation électronique : pour qui et pour quand ?

La réforme de la facture électronique concerne tous les professionnels en France. Toutefois, l’obligation arrive à des dates échelonnées en fonction du type de vente (secteur public et secteur privé) et de la taille de votre entreprise. En outre, le format électronique ne s’impose pas pour toutes les opérations du chiffre d’affaires. On vous explique !

Qui est concerné par la facture électronique obligatoire  ?

Toutes les entreprises situées en France et assujetties à la TVA sont soumises à terme à la facture électronique. Les collectivités d’Outre-mer (COM) ne sont pas concernées, car la TVA ne s’applique pas. Toutefois, dans certains cas, les entreprises de ces territoires doivent émettre l‘e-reporting, soit un rapport de données de facturation à destination de l’administration fiscale et sous une forme dématérialisée. 

Quant aux DOM, ils sont soumis à la TVA. Ainsi, la Guadeloupe, la Martinique et La Réunion doivent respecter l’obligation de facture électronique. Pour autant, la Guyane et Mayotte, bien que DOM, sont exclues du champ d’application.  

Quels types de vente sont soumis à l’obligation de facture électronique ?

L’émission de factures électroniques, soit l’e-invoicing, doit s’effectuer dans un format numérique bien déterminé pour deux catégories de flux commerciaux :

• les ventes des entreprises vers le secteur public (effectif depuis début 2020) ;
• les ventes réalisées avec des clients professionnels situés en France et assujettis à la TVA (prochaine étape prévue pour 2026-2027).

Et les autres données du chiffre d’affaires non soumises à l’obligation de facturation électronique ?

L’un des objectifs poursuivis en France comme partout dans le monde par la facture dématérialisée c’est la lutte contre la fraude fiscale, plus précisément la TVA. Ainsi l’administration fiscale prévoit d’ici quelques années d’envoyer aux professionnels assujettis une déclaration de TVA préremplie.

Cette future simplification administrative suppose que la DGFIP ait connaissance de l’ensemble de vos ventes. C’est pourquoi la réforme comporte un second volet : l’e-reporting. Ainsi, les entreprises devront communiquer chaque mois un reporting dématérialisé pour les données relatives aux opérations hors champ de l’e-invoicing, soit :

• les ventes aux entreprises françaises non assujetties ;
• les transactions avec les particuliers ;
• les livraisons intra-communautaires ;
• les exportations hors de l’Union européenne.

Le calendrier de déploiement de la facture électronique entre les entreprises

Pour la seconde fois, le gouvernement a revu les dates auxquelles les entreprises doivent passer à la facture électronique. Le nouveau calendrier, à adopter dans le cadre de la loi de finances pour 2024 prévoit deux étapes, tant pour l’e-invoicing que pour l’e-reporting.

? nb : Ce calendrier est encore en discussion et pourrait être avancé en 2025.

1re étape : 1er septembre 2026

Les grandes entreprises et les ETI (taille intermédiaire) devront émettre des factures électroniques à leurs clients au plus tard en septembre 2026. Aussi, tous les professionnels, y compris les micro-entreprises et TPE, devront avoir la capacité d’accepter ces mêmes factures de leurs fournisseurs « grandes entreprises » à cette date.

2de étape : 1er septembre 2027

L’émission des factures au format électronique deviendra obligatoire également pour les PME et TPE.

Les 3 aspects pratiques à connaître autour de la réforme sur la facturation électronique

Concrètement, qu’est-ce que ces obligations fiscales vont changer pour votre gestion administrative ainsi que pour les relations avec vos clients et vos fournisseurs ? Nous les résumons pour vous en trois points.

Les factures électroniques des entreprises transitent obligatoirement par une plateforme

Aujourd’hui, la transmission des factures aux clients s’effectue par courrier, voire en direct, lors d’une visite sur place. Vous utilisez aussi le format PDF standard pour l’envoi par mail. Avec cette réforme qui impose la dématérialisation aux entreprises, ces processus ne seront plus possibles. Aucun professionnel ne pourra envoyer directement ses factures à ses clients.

Toutes les entreprises devront passer par une plateforme. Deux solutions s’envisagent :

• La plateforme gratuite publique appelée PPF (portail public de facturation), un système un peu similaire à celui que vous connaissez peut-être pour les marchés publics, Chorus Pro.
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), un prestataire aux services payants (et élargis), et obligatoirement agréée par l’administration fiscale.

Les factures fournisseurs arrivent toutes par un canal dématérialisé

L’entreprise devra passer par une plateforme pour la transmission des factures à ses clients. Donc, vous l’aurez compris, les factures fournisseurs arriveront de la même manière. Aussi, en tant qu’entrepreneur, vous serez confronté à un seul canal en réception, le digital (à l’exception des achats du type importations).

Vous contrôlez les pièces sur fichier, donc sur un écran, smartphone ou ordinateur. Vous les validez dans le système informatique qui vous donne accès aux factures. Vous recherchez une information ultérieurement ? C’est toujours sur cet espace d’archivage dématérialisé que vous la retrouvez. Ainsi, vous vous débarrassez du papier, des classeurs et des armoires qui encombrent les bureaux et les archives.

La facture électronique obligatoire respecte un format bien déterminé

Le troisième point à connaître absolument, c’est l’obligation de respecter un format numérique précis. Le PDF classique que vous utilisez probablement ne correspond pas aux normes imposées par l’administration fiscale. Vous pouvez choisir un des trois formats suivants : UBL, CII ou Factur-X, un format dit mixte.

Ce dernier rencontre beaucoup d’adhésion, car il présente l’avantage de comporter : 

•  un fichier PDF à la norme PDF/A3, image conforme à la facture originale et lisible par l’homme ;
• un fichier de données structuré (XML), destiné à une lecture par l’ordinateur.

Pourquoi une digitalisation de votre entreprise dès maintenant vous simplifiera-t-elle l’obligation future ?

La réforme est repoussée certes. Mais les nombreux atouts rapides de la digitalisation devraient vous convaincre de ne pas attendre 2026 pour sa mise en place. En outre, les outils de dématérialisation des factures qui existent déjà vous accompagneront vers la facture électronique obligatoire.

La transformation digitale des entreprises apporte de nombreux avantages pratiques

Consultez notre article qui recense les 7 atouts que revêt la digitalisation des factures en PME ou TPE. Vous comprendrez mieux pourquoi la tergiversation est une mauvaise idée. En effet, le passage à la facturation et l’archivage numériques accroît vos capacités de pilotage de l’entreprise.

Ce système digital :

• fait gagner du temps et de l’argent ;
• simplifie le contrôle des pièces avant leur paiement ;
• améliore la collaboration entre les équipes et avec le cabinet comptable ;
• optimise les flux achats, de la commande fournisseur au paiement de la facture ;
• raccourcit les délais pour disposer de vos situations mensuelles et tableaux de bord, 

La digitalisation des factures sans attendre prépare déjà à l’obligation fiscale de facture électronique

Vous recevez encore des factures au format papier ? Vos fournisseurs communiquent parfois par mail ou vous demandent d’accéder à un portail ou une plateforme pour récupérer vos factures ? Dans toutes ces situations, adoptez un système de digitalisation qui centralise et simplifie la gestion de vos achats, dès la réception des pièces comptables, quel que soit le format.

Avec une telle solution, vous démarrez le processus de dématérialisation de vos transactions achat. Vous prenez l’habitude de communiquer avec votre comptable au cabinet sans le papier. Faites de même pour les transactions de vente, donc chaque facture client. Peu à peu, vous vous préparez au tout numérique de 2026-2027.

In Extenso vous facilite le passage au numérique avec un outil de facturation mis à disposition sans surcoût

Nous vous accompagnons dans ce processus de digitalisation dès à présent. Désireux que vous puissiez bénéficier des avantages de la dématérialisation sans attendre l’échéance légale, nous proposons deux outils gratuits, sans coût financier additionnel :

• un module Achats, accessible sur notre portail Inexweb, pour toutes vos factures en réception de chez vos fournisseurs ;
• un module de facturation client, idéal dès janvier 2024, pour les entreprises qui établissent leurs factures sur un tableur ou un traitement de texte notamment.

Avec un peu d’huile de coude, mais aussi le bon accompagnement de votre expert-comptable, passez votre entreprise au numérique dès maintenant. Chez In Extenso, nous vous facilitons le processus avec nos nouveaux outils de digitalisation sans coût supplémentaire. C’est l’occasion de monter dans le train de la facturation électronique future ! Prenez contact avec le cabinet le plus proche de chez vous.