Faire face au Coronavirus : l’activité partielle, ce n’est pas si compliqué !

Alors que les secteurs d’activité touchés par un ralentissement économique dû au Coronavirus sont de plus en plus nombreux (tourisme, hôtellerie-restauration, spectacle vivant, etc.), les entreprises concernées cherchent aujourd’hui les moyens de préserver au mieux leur activité. A défaut de pouvoir anticiper la durée potentielle de la situation exceptionnelle que nous vivons actuellement, il s’agit pour l’instant de gagner du temps et d’éviter de compromettre durablement l’activité en prenant des mesures trop radicales.

Le recours à l’activité partielle répond parfaitement à cet impératif. Dispositif déjà largement simplifié par la loi n°2013-504 du 14 juin 2013, le Gouvernement vient d’annoncer encore diverses mesures améliorant son efficacité, qui devraient rapidement être mises en œuvre.

Rapide tour d’horizon de ce dispositif qui est aujourd’hui facilement actionnable par toute entreprise en difficulté économique.

ALERTE ! Depuis quelques jours, de nombreuses entreprises voient leur demande d’activité partielle refusée par l’administration. Il est donc très important de bien motiver votre demande et de ne pas se limiter à mentionner l’épidémie de Coronavirus ; il faut détailler les conséquences de l’épidémie sur votre activité (trop de personnel manquant pour travailler, fermeture administrative de l’entreprise, baisse des commandes, plus de fournitures des matières premières par vos fournisseurs, etc…).

Le projet de loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 prévoit que le Gouvernement pourra légiférer par ordonnance notamment pour faciliter et renforcer l’activité partielle (extension à de nouvelles catégories de bénéficiaires, réduction du reste à charge pour l’employeur, adaptation de ses modalités de mise en œuvre, simplification du traitement social de l’indemnité versée au salarié).

Un projet de décret diffusé le 17 mars 2020 met en œuvre les améliorations du dispositif d’activité partielle annoncées par les pouvoirs publics. Les principales mesures qu’il contient sont les suivantes :

– La demande préalable d’autorisation doit désormais être adressée, soit au Préfet de l’établissement, soit au Préfet du siège de l’entreprise si la demande concerne plusieurs établissements (article R.5122-2 CT- impact très limité en pratique puisque tout se fait en ligne- entrée en vigueur seulement au 15 avril 2020);
– L’avis du CSE n’est plus préalable et l’employeur n’est plus tenu de joindre l’avis à la demande d’autorisation, mais il doit dans ce cas indiquer la date prévue de consultation et adresser l’avis dans les 2 mois à compter de la demande (article R.5122-2 CT);
– Envoi de la demande : par dérogation au principe de la demande préalable, il est possible de l’adresser désormais dans les 30 jours si le motif de recours à l’activité partielle est les circonstances exceptionnelles (motif couvrant la pandémie actuelle); (article R.5122-3 CT);
– Délai de réponse de l’administration : celui-ci est ramené à 2 jours pour les demandes déposées au motif des circonstances exceptionnelles (article R.5122-4 CT);
– Conventions de forfait en jours ou en heures sur l’année : leur exclusion du dispositif d’activité partielle en cas de réduction horaire est supprimée (articles R.5122-8 et R.5122-19 CT);
– Durée maximum de la première demande portée de 6 mois à 12 mois (article R.5122-9 CT);
– Fixation du taux horaire de l’allocation de l’Etat : 70% de la rémunération brute horaire prise en compte pour calculer l’indemnisation du salarié, avec un montant min de 8,03 euros (soit 100% du montant dû aux salariés) (articles R.5122-12 et R.5122-13 CT;
– Bulletin de paie : celui-ci devra désormais comporter mention du nombre d’heures indemnisées, des taux appliqués et des sommes versées au salarié au titre des périodes considérées (article R.5122-17 CT-dispositions spécifiques d’entrée en vigueur);
– Entrée en vigueur de ces nouvelles dispositions : elles s’appliqueront (sauf cas particuliers) aux demandes d’indemnisation adressées à compter de l’entrée en vigueur du nouveau décret, pour les heures chômées depuis le 1er mars 2020.

Qu’est-ce que l’activité partielle ?

Le dispositif de l’activité partielle permet à une entreprise rencontrant des difficultés économiques entraînant une baisse de son activité de réduire corrélativement le temps de travail de ses salariés.

Il s’agit d’une mesure qui permet de préserver l’emploi des salariés (absence de licenciement économique) tout en diminuant pour l’entreprise, pendant une période déterminée, le coût du personnel qui est pour partie inoccupé et qui se voit malgré tout garantir un niveau minimal de rémunération pour les heures non travaillées assuré conjointement par l’Etat, l’UNEDIC et l’employeur.

Une documentation technique fournie de l’administration, mise à jour en juillet 2015, détaille le dispositif applicable.

Le recours à ce dispositif est autorisé quand l’entreprise est contrainte de réduire ou suspendre temporairement son activité notamment du fait de toute circonstance de caractère exceptionnel, ce qui est bien le cas de l’épidémie en cours.

L’activité partielle peut prendre l’une des formes suivantes :

• Fermeture temporaire de tout ou partie de l’établissement  (les salariés concernés sont en inactivité totale);
• Réduction de l’horaire de travail pratiqué dans tout ou partie de l’établissement en deçà de la durée légale (le temps de travail des salariés est réduit). Dans cette hypothèse, les salariés peuvent être placés en activité partielle alternativement et individuellement, pour permettre une organisation de l’activité par roulement.

En outre, les employeurs peuvent choisir de faire bénéficier les salariés concernés d’actions de formation pendant la période d’activité partielle.

Comment les entreprises et les salariés sont indemnisés ?

Quelles heures sont indemnisables ?

Les heures non travaillées susceptibles d’être indemnisées (sauf exceptions ou cas particuliers) sont constituées par la différence entre la durée légale de travail (ou, si elle est inférieure, la durée collective ou la durée contractuelle applicable) et la durée réellement travaillée sur une période déterminée.

Lorsque les conditions d’ouverture du dispositif sont réunies, pour les heures indemnisables dans la limite d’un contingent annuel (1.000 heures par salarié par an), les salariés reçoivent une indemnité horaire de leur employeur, qui quant à eux perçoivent une allocation publique.

Cas particulier des salariés en convention de forfait en heures ou en jours sur l’année : seuls les jours (ou demi-journées) de fermeture de l’établissement sont pris en compte, et chacun d’entre eux compte pour l’équivalent de la durée légale (1 jour= 7 heures). Ces salariés ne sont donc susceptibles d’aucune indemnisation si l’activité partielle prend la forme d’une réduction horaire.

A lire : L’employeur face au Coronavirus (la prévention)

En fonction des modalités d’aménagement de la durée du travail dans l’entreprise, la documentation technique de l’administration fournit de nombreuses illustrations sur les modalités de décompte des heures donnant lieu à indemnisation :

• Salarié travaillant 35 heures par semaine ;
• Salarié travaillant 32 heures par semaine ;
• Salarié en convention de forfait en heures hebdomadaire ou mensuelle ;
• Salarié travaillant selon un dispositif de modulation ;
• Salarié travaillant selon un dispositif de cycle ;
• Salarié en régime d’équivalence ;
• Salarié en convention de forfait en jours ou en heures sur l’année ;
• Cas particuliers de la journée de solidarité, des jours fériés chômés et des jours fériés non chômés.

Quelle allocation pour l’employeur ?

Pour chaque heure indemnisable, l’employeur perçoit une allocation forfaitaire d’un montant de :

• 7,74 euros pour les entreprises de 1 à 250 salariés ;
• 7,23 euros pour les entreprises de plus de 250 salariés.

Attention, pour les salariés qui sont rémunérés en pourcentage du SMIC (notamment les apprentis), le montant de l’allocation ne peut excéder le taux horaire brut du salarié.

Les demandes de remboursement doivent être effectuées dans le délai d’un an à compter du terme de la période de recours à l’activité partielle, à peine de prescription.

Un simulateur en ligne sur le Ministère du Travail permet aux entreprises de connaître immédiatement les montants estimatifs d’indemnisation qu’elles peuvent escompter, et donc le montant estimatif de leur reste à charge.

Le Gouvernement a annoncé le 9 mars 2020 que pour les entreprises de moins de 250 salariés, le montant de l’allocation horaire serait augmenté à hauteur du SMIC, soit 8,04 euros. Nous sommes en attente du texte précisant et validant cette annonce politique.

Quelle indemnisation pour le salarié ?

Pour chaque heure indemnisable, le salarié perçoit de son employeur une indemnité horaire correspondant à 70% de sa rémunération brute ramenée à un montant horaire sur la base de la durée légale (ou, si elle est inférieure, la durée collective ou contractuelle applicable), ce qui correspondrait, selon le Ministère du Travail, à environ 84% du salaire net.

Pendant les périodes de formation, cette indemnité est portée à 100% de la rémunération nette antérieure du salarié.

Pour les salariés à temps plein (hors apprentis), si cette indemnisation au titre de l’activité partielle ne leur permet pas de toucher une rémunération minimale mensuelle (RMM) équivalente au SMIC net, l’employeur doit en outre leur verser une allocation complémentaire permettant d’atteindre ce montant (laquelle ne fait l’objet d’aucune aide de l’Etat).

A lire : L’employeur face au Coronavirus (gérer les inquiétudes des salariés)

Procédure de recours à l’activité partielle

Depuis le 1^er octobre 2014, la procédure décrite ci-dessous est entièrement dématérialisée. Elle s’effectue sur un site internet dédié.

Les étapes à respecter sont les suivantes :

1. Demande préalable d’autorisation d’activité partielle ; cette demande doit préciser le motif du recours (ici, les circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de Coronavirus), la période prévisible de sous-activité (durée maximum de 6 mois) et le nombre de salariés concernés. Elle doit être accompagnée de l’avis préalable du CSE.
2. Décision de l’autorité administrative d’autorisation ou de refus notifiée à l’employeur dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la demande d’autorisation, le silence au terme du délai valant acceptation. L’employeur doit alors informer le CSE de cette décision.
3. Une fois l’autorisation obtenue, l’entreprise effectue une demande d’indemnisation auprès de l’Agence de services et de paiement (ASP) ; cette demande doit comporter diverses informations, et notamment la liste nominative des salariés concernés avec, pour chacun, un état nominatif précisant le nombre d’heures chômées.
4. Paiement de l’allocation forfaitaire par l’ASP à l’entreprise à échéance mensuelle, et versement par l’employeur aux salariés concernés de l’indemnité due aux échéances habituelles de paie (attention, les deux paiements ne sont pas liés et l’employeur reste tenu de payer l’indemnité à ses salariés même s’il n’a pas encore reçu l’allocation correspondante).

Pour faciliter le recours à ce dispositif, le Gouvernement a annoncé le 9 mars 2020 que le délai de 15 jours pour obtenir une décision devrait être raccourci à 48 heures. Nous sommes dans l’attente de la modification des textes correspondants.

Par ailleurs, dès lors que l’activité partielle résulte dans un aménagement des horaires de travail des salariés, l’employeur devra veiller à respecter ses obligations en matière d’information et de contrôle des horaires de travail, et notamment transmettre à l’inspection du travail les horaires collectifs modifiés.

Si à l’issue de cette première période d’activité partielle, l’employeur souhaite renouveler sa demande, il devra refaire la procédure mais sera cette fois-ci tenu de prendre des engagements en matière d’emploi pour obtenir une nouvelle autorisation.

Rappelons que pendant la période d’activité partielle (qui ne peut être refusée par le salarié), le contrat de travail du salarié est suspendu. Celui-ci peut donc, sous réserve de ses obligations éventuelles de loyauté, de non-concurrence et d’exclusivité, cumuler son indemnisation avec le salaire d’une autre activité.

En outre, pour limiter l’incidence de la période d’activité partielle sur les autres droits des salariés, les textes prévoient expressément que les heures ainsi chômées sont prises en compte pour l’acquisition des congés payés et la répartition de la participation et de l’intéressement.